Khá nhiều doanh nhân nước ngoài khi đến với đất nước Mặt Trời Mọc đều hoang mang bối rối vì bị sốc văn hoá.
Đối với phương Tây, văn hóa Nhật Bản thật sự vẫn còn là một điều bí ẩn khó có thể hiểu nổi.
http://vietnamjapan.vn/van-hoa-giao-tiep-nhat-ban/phong-cach-kinh-doanh-cua-nguoi-nhat.aspx
Thế nhưng, ẩn dưới cái vẻ bề ngoài phức tạp rắc rối ấy lại là một xã hội năng động và vô cùng hiệu quả. Bằng chứng chính là sức mạnh kinh tế của họ hiện nay. Người Nhật rất cứng nhắc và nghi thức khi ngồi vào bàn đàm luận chuyện làm ăn. Những phong tục Nhật trong kinh doanh này thật mâu thuẫn với văn hoá và truyền thống của người nước ngoài - hay như dân bản địa còn gọi là "gaijin", và vì thế, một người Nhật thường khó có thể làm việc cho một công ti Tây phương.
Nhưng, khi xem xét lại, bạn sẽ thấy có rất nhiều thứ đáng để học hỏi trong văn hoá kinh doanh Nhật Bản, ví dụ như, tôn trọng những người lớn tuổi, sự tỉ mỉ đến từng chi tiết và thậm chí là cả sự cam kết sẽ giải trí và nghỉ ngơi chu đáo sau những giờ làm việc căng thẳng.
Dưới đây là các bài học được đúc rút ra từ những người anh em ở nơi quốc đảo phía Đông xa xôi:
Sáu bài học từ văn hóa kinh doanh Nhật Bản
1. Trân trọng các tấm danh thiếp.Một cuộc họp làm ăn ở Nhật Bản luôn bắt đầu bằng một nghi thức trang trọng gọi là meishi kokan - trao đổi các tấm "business card" (danh thiếp, aka card vizit~ :'D).
Khi nhận danh thiếp, người doanh nhân phải cầm bằng cả hai tay, đọc nó cẩn thận, nhắc lại các thông tin, rồi mới cất nó vào túi đựng danh thiếp riêng hoặc là đặt lên trên bàn trước mặt để có thể đề cập đến khi cần. Không được để danh thiếp vào trong ví hoặc túi áo, túi quần. Điều đó thể hiện sự bất kính và thiếu tôn trọng.
Bài học rút ra: Trao đổi danh thiếp là cách gây ấn tượng đầu tiên và vô cùng quan trọng khi mới gặp gỡ. Nó thể hiện rằng bạn đánh giá cao cuộc họp, cũng như đánh giá cao sự hợp tác lâu dài trong tương lai với các đối tác.
Áp dụng: Đừng có dại dột mà thực hiện đầy đủ nghi thức meishi kokan khi đang ở trong một văn phòng làm việc tại Bắc Mỹ, tất nhiên, trừ phi nếu bạn muốn mình trông thật ngu ngốc trước mặt người khác! Khi nhận danh thiếp, việc cần làm chỉ là dành thời gian chú tâm đến các thông tin trên đó. Ghi nhớ số liên lạc của đối tác có khiến bạn mất mát cái gì đâu, thậm chí, đôi khi còn lời là đằng khác. Và một điều nữa, đừng bao giờ tuỳ tiện nhét tấm danh thiếp của đối tác vào bất cứ vật gì gần nhất, như vậy sẽ trông thật khiếm nhã.
2. Nhường lời cho các bậc "trưởng bối" trước.
Có một phong tục trong các cuộc họp mặt ở Nhật Bản, đó là luôn nhường lời phát biểu đầu tiên cho người có vị trí cao nhất có mặt ở đó. Tất cả mọi người thường không bao giờ phản đối ý kiến của người này, và luôn luôn dành cho người đó sự chú ý cao nhất. Khi cúi đầu - cách chào thông thường của Nhật Bản, nên cúi đầu xuống thấp nhất có thể trước người có chức vị cao nhất.
Bài học rút ra: Văn hoá kinh doanh Nhật Bản đề cao vị trí của các bậc "trưởng bối" vì sự thông thái, kiến thức uyên thâm và những kinh nghiệm quý báu của họ. Ở đất này, người nào càng lớn tuổi thì tầm quan trọng của người đó càng cao.
Áp dụng: Tôn trọng những người có thâm niên hơn bạn, hoặc những người có chức vị cao hơn bạn. Nếu có ý kiến bất đồng với sếp, hãy bày tỏ quan điểm với sếp ở nơi riêng tư và kín đáo, đừng bao giờ cãi nhau với sếp ở ngay trước mặt nhiều người. Hãy hiểu và chấp nhận rằng, một người có được sự thăng tiến lên các cấp cao như vậy đó là nhờ tài năng, kỹ năng chuyên môn và sự từng trải của anh ta (không tính các trường hợp như "có người quen", gia đình trị hay những thứ tương tự vậy).
3. Thấm nhuần động lực làm việc thông qua các khẩu hiệu.
Rất nhiều doanh nhân Nhật Bản bắt đầu một ngày mới của họ bằng một cuộc họp mặt buổi sáng, xếp hàng và hô vang các khẩu hiệu của công ti như một cách truyền cảm hứng, lòng trung thành và sự quyết tâm thực hiện các mục tiêu của công ti.
Bài học rút ra: Nghe qua thì việc này giống như một loại truyền bá tín ngưỡng gì đó, nhưng với Nhật Bản, nó tương đương với buổi nói chuyện để kích thích, cổ vũ tinh thần vậy. Những mục tiêu dài hạn của công ti luôn cần được củng cố và nhắc nhở thường xuyên, nếu không nó sẽ bị chểnh mảng bởi những công việc cá nhân hàng ngày.
Áp dụng: Nhắc nhở bản thân mỗi khi bạn ngồi vào bàn làm việc. Làm sống lại những mục tiêu bạn từng ấp ủ trong đầu, và hãy nhận thức được rằng, làm việc nhóm là việc cần thiết để theo đuổi mục tiêu đó. Lập một danh sách các khẩu hiệu của riêng bạn để tiện dùng mỗi khi bạn thấy nản lòng hoặc hoài nghi.
4. Luôn luôn nghiêm túc trong công việc.
Bạn sẽ chẳng bao giờ thấy ở nơi nào có nhiều "poker face" - những gương mặt cứng đờ không biểu lộ cảm xúc - như ở trong một văn phòng Nhật Bản đâu. Ngoại trừ trong những dịp vui vẻ, còn lại, những nhân viên người Nhật thường ít khi biểu lộ cảm xúc, đặc biệt là trong các cuộc họp. Họ phát biểu chậm rãi, rành mạch, và người nghe thường đôi khi còn lim dim mắt khi tập trung lắng nghe - một thói quen thật nguy hại: vì ở nhiều nơi khác trên thế giới, đây là dấu hiệu của sự chán chường!
Bài học rút ra: Người Nhật luôn tạo không khí trang nghiêm cho nơi làm việc, thậm chí còn đến mức gần như là thiêng liêng. Sự hài hước hiếm khi được dùng, ngoại trừ trong các giờ giải lao. Hầu như không có các cảnh quàng vai bá cổ giữa các nhân viên, và tụ tập buôn chuyện thì càng không!
Áp dụng: Đối với chúng ta, một môi trường làm việc ngột ngạt và quá trang nghiêm dường như là quá sức chịu đựng. Bạn không nhất thiết phải cư xử tại phòng làm việc như trong một buổi lễ long trọng hay ở một mảnh đất Thánh thiêng liêng nào đó, nhưng cũng không được "tự nhiên như ở nhà". Tác phong chuyên nghiệp làm gia tăng sự nghiêm túc trong công việc, kéo theo cả sự gia tăng hiệu quả làm việc.
5. Làm ra làm, chơi ra chơi.
Bài học rút ra: Không để công việc chi phối toàn bộ của sống của bạn. Giải trí là một công đoạn vô cùng quan trọng trong một ngày. Nó làm giảm căng thẳng, áp lực và xoa dịu những mỗi lo âu. Tụ tập với đồng nghiệp càng làm các mối quan hệ hợp tác nơi công sở trở nên gắn bó hơn.
Áp dụng: Có những lúc bạn cần gạt bỏ hoàn toàn hai chữ "công việc" ra khỏi tâm trí mình. Hãy tận hưởng những giây phút vui vẻ và tham gia các bữa tiệc liên hoan văn phòng. Sống hoà đồng và thân thiện với các đồng nghiệp và mọi người ngoài công sở cho phép bạn tìm lại sự cân bằng trong cuộc sống.
6. Tận dụng các mối quan hệ.
Các mối quan hệ rất quan trọng ở Nhật Bản. Chúng thường được coi như là khúc dạo đầu cho một cuộc đàm phán. Có được sự ủng hộ từ mọi người, đặc biệt là những người có quyền thế trong tay, rất có lợi cho bạn. Trên thực tế, các doanh nhân thường sắp xếp những cuộc gặp mặt cá nhân với giám đốc quản trị cấp cao hơn để có thể tranh thủ được sự tán thành từ phía họ. Và càng đặc biệt tuyệt vời và ấn tượng hơn nếu bạn nắm trong tay sự ủng hộ của người có chức vị ngang hàng với kẻ bạn đang phải đối phó.
Bài học rút ra: Có được sự ủng hộ từ những người thành đạt sẽ khiến bạn trở nên đáng tin cậy hơn trong mắt mọi người và có thể dễ dàng tạo dựng nền tảng vững chắc để được thăng tiến trong công việc. Người Nhật cảm thấy có nghĩa vụ phải trung thành và nghe theo lời của một người có địa vị xã hội cao, đáng được tôn trọng.
Áp dụng: Chúng ta vẫn hay gọi việc này là "lăng xê", một việc thường không được tôn trọng và đánh giá cao cho lắm. Tất nhiên, bạn không muốn làm một kẻ khoe khoang khoác lác, nhưng trên thực tế, việc này có giá trị như một sự nhấn mạnh về tầm quan trọng của mạng lưới hoạt động tập thể. Hãy xây dựng các cầu nối vững chắc ở bất cứ nơi đâu bạn đi và những người khác chắc chắn sẽ đánh giá bạn rất cao. Biết đâu đấy, một ngày, bạn được người ta giúp đỡ để có thể kiếm được công việc trong mơ của bạn thì sao?
Những nền văn hoá khác nhau luôn dạy cho chúng ta những bí quyết để thành công và truyền cảm hứng về vùng đất ấy. Cũng giống như việc nêm những gia vị đặc biệt cho món ăn, việc thêm thắt một vài yếu tố ngoại quốc có thể khiến cuộc sống nơi công sở của bạn càng đặc biệt hơn. Hãy sử dụng mô hình công sở Nhật Bản xem sao, chắc chắn bạn sẽ trở nên thật nổi bật ngay chính trong nơi làm việc của mình.
Doanh nhân làm việc ở nước ngoài giống như "một người đi du lịch mà không quan sát" hoặc "một con chim mà không có cánh" sẽ khó thành công. Việc quan sát những quy tắc văn hóa ở một quốc gia khác chính là cánh cửa để mở ra cơ hội.
Điều này thật quan trọng khi bạn kinh doanh ở Nhật Bản, nơi mà những yếu tố văn hóa có thể tác động sâu sắc đến quyết định và hiệu quả của một mối quan hệ kinh doanh.
Nhà báo, tác giả Boye Lafayette De Mente đã từng cho biết: "Nhật Bản là một ví dụ điển hình về một quốc gia nơi mà các quy tắc ứng xử xã hội đã trở nên trang trọng... và quan trọng.
Vì vậy, trước khi xách hành lý đến Nhật Bản, thì bạn nên dành thời gian để làm quen với 10 quy tắc về văn hóa kinh doanh ở Nhật Bản.
1. Im lặng là vàng
Trong một bối cảnh kinh doanh, sự im lặng có giá trị hơn là nói nhiều. Khi Larry Samovar, Richard Porter và Edwin McDaniel đặt sự im lặng vào trong cuốn sách "Communication Between Cultures" thì sự im lặng được gắn với tín nhiệm.
Im lặng cho thấy được sự khôn ngoan và biết kiểm soát tình cảm. Một cách tiếp cận trang trọng hướng nội nhiều hơn, đặc biệt là vào lúc bắt đầu một mối quan hệ kinh doanh, có khả năng được đánh giá tốt hơn khi làm việc tại Nhật Bản.
Người Nhật có nhiều câu châm ngôn cho thấy tầm quan trọng của sự im lặng như: "con vịt nào kêu đầu tiên là con ấy bị bắn". Theo đó, hãy điều chỉnh cách tiếp cận của bạn khi tiếp cận với các đối tác Nhật Bản.
World Business Culture, một công ty chuyên về những khác biệt trong văn hóa kinh doanh toàn cầu, đã đưa ra nhận xét sắc xảo về sự im lặng: "Trong lúc căng thẳng hoặc khó khăn, người Nhật Bản thường im lặng để xoa dịu căng thẳng và cho phép mọi người đi ra ngoài thư giãn".
2. Đoàn kết là sức mạnh
Trên thực tế, người Nhật thường hướng tới nền văn hóa đoàn kết nhóm - đoàn kết có giá trị hơn chủ nghĩa cá nhân. Trong mỗi nhóm đều tồn tại sức mạnh, như câu nói nổi tiếng của Nhật Bản: "Một mũi tên dễ bị bẻ gãy, nhưng mười mũi tên trong một bó thì không." Tư tưởng văn hóa này tác động mạnh mẽ đến những hành vi nhất định, như cách khen ngợi thế nào để vừa lòng người nghe.
Trong khi chúng ta đánh giá cao những đóng góp của cá nhân và tin tưởng mạnh mẽ trong việc công nhận và khen ngợi đơn lẻ, thì ở Nhật Bản lại ngược lại. Bạn phải luôn nhớ rằng khái niệm tập thể rất quan trọng đối với người Nhật Bản và họ luôn phấn đấu để có được lòng tin với toàn bộ nhóm.
3. Danh thiếp là bùa hộ mệnh
Đối với những doanh nhân Nhật Bản, danh thiếp là thứ để thể hiện danh tính của họ. Vì vậy, danh thiếp sẽ vô cùng quan trọng trong văn hóa kinh doanh của người Nhật Bản, thể hiện sự tôn trọng người khác.
Nhận danh thiếp bằng hai tay, đọc chúng nhanh chóng và cất chúng trong ví lưu danh thiếp nếu như bạn đang đứng. Nếu bạn ngồi thì đặt danh thiếp lên bàn trong suốt cuộc gặp và sau đó cất chúng vào ví.
Nếu bạn cất danh thiếp vào ví hoặc túi sau của bạn thì người Nhật coi đó là hành vi mất lịch sự. Khi đưa danh thiếp của bạn, hãy để mặt có chữ tiếng Nhật ở phía trên theo hướng người nhận danh thiếp, và đưa bằng hai tay. Ngay cả khi bạn đang ngồi cách xa người đó trong một nhóm, đừng quăng hoặc đẩy danh thiếp qua bàn. Hãy đứng dậy và đi tới tận nơi để đưa cho họ.
4. Tuổi tác tương đương với thâm niên kinh nghiệm
Mặc dù hiện nay, đất nước Nhật Bản có nhiều thay đổi, nhưng tuổi tác vẫn được tôn trọng và có thể tương đương với thứ bậc trong bối cảnh kinh doanh.
Một cuộc điều tra về các công ty của Nikkei 225 Index chỉ ra các CEO ở Nhật Bản thường già hơn các CEO ở các quốc gia khác, độ tuổi trung bình của họ là 62. CEO trẻ nhất là 43.
Hệ thống cấp bậc là tối quan trọng. Theo đó, hãy cư xử với CEO già bằng một thái độ tôn kính nhất định. Ví dụ, bạn luôn phải chào hỏi hoặc trình danh thiếp với họ trước tất cả những người khác.
5. Ép buộc sẽ không thể bán được hàng
Cách tiếp cận mang tính ép buộc sẽ không thể thành công ở Nhật Bản. Thay vì tạo áp lực hay tiếp cận theo kiểu đối đầu, hãy đưa ra một vài lời thuyết phục nhẹ nhàng ngắn gọn chỉ ra những vấn đề quan trọng mà bạn muốn truyền đạt. Tìm những điểm tương đồng giữa hai bên và xây dựng mối quan hệ dựa trên các luận điểm đó.
Đừng quá phụ thuộc vào các quyết định và hạn chót. Bạn cần hiểu rằng phong cách ra quyết định của Nhật Bản là dựa trên sự đồng thuận – nỗ lực đẩy nhanh quá trình này có thể bị coi là thiếu tôn trọng cách họ kinh doanh. Thay vì tỏ ra thiếu kiên nhẫn, hãy cố gắng coi quá trình này như một cơ hội để xây dựng lòng tin và củng cố các mối quan hệ.
6. Sự riêng tư được coi trọng
Người Nhật Bản nổi tiếng là những người thích riêng tư và kín tiếng. Như doanh nhân Jeffrey Hays đã nói rằng: "Tính riêng tư là điều tối quan trọng ở Nhật Bản. Bất kỳ ai cũng có thể gạch tên mình khỏi danh bạ điện thoại nếu muốn. Cửa sổ được thiết kế để mọi người không thể nhìn thấy bên trong...", bởi vậy việc hỏi nhiều câu hỏi mang tính riêng tư khi bắt đầu một mối quan hệ được xem là hành vi thô lỗ.
Theo một bài báo năm 2012 của Ad Age Digital, chỉ có 28% người dùng Internet ở Nhật truy cập vào các trang xã hội hàng tháng, và thời gian dành cho mạng xã hội ở đất nước này chỉ đạt gần 2,9%, so với mức 16,8% ở Mỹ.
7. Những gì bạn không biết có thể hại bạn
Tất cả chúng ta đều biết rằng việc trao đổi một món quà trong kinh doanh là một truyền thống quan trọng ở Nhật Bản, đặc biệt là trong cuộc gặp đầu tiên. Bạn có thể đi sai đường nếu như bạn tặng một món quà nhỏ?
Nhiều thứ như: hoa loa kèn, hoa sen, hoa trà và tất cả các loại hoa trắng đều được sử dụng cho các dịch vụ tang lễ, vì vậy bạn nên tránh.
Cây trồng trong chậu cũng được hiểu theo nghĩa mê tín dị đoan tiêu cực. Mua bất kỳ món đồ nào có 4 món cũng đều được coi là không may mắn. Số 9 là bất hạnh. Ngoài ra, nếu bạn gửi thiệp giáng sinh thì tránh màu đỏ vì những thông báo trong tang lễ thường được in màu đỏ.
8. Nghi thức trên bàn ăn
Không giống như khi ngồi trên máy bay, khi bắt đầu bữa ăn, bạn chỉ nên lau tay chứ đừng lau cả khuôn mặt bằng khăn ẩm được đem ra ở đầu bữa. Khi lấy đồ ăn cho mình từ đĩa đựng thức ăn chung, nếu không có các đồ dùng phục vụ để gắp thức ăn, hãy sử dụng đầu ngược của đũa để gắp thức ăn và đặt vào đĩa của mình.
Không sử dụng đũa để đâm xiên thức ăn – bạn phải gắp chúng lên, dù món ăn rất trơn. Khi bạn ăn xong, đừng quên sắp xếp lại tất cả đồ dùng trên bàn như lúc bạn ngồi vào; tức là đặt đũa đã dùng trên đồ giữ đũa, và đặt nắp trên các đĩa nhỏ.
Sẽ rất kỳ lạ nếu bạn không phân biệt được các loại sushi khác nhau. Ngày nay, với sự phổ biến của các nhà hàng sushi thì cũng không quá phức tạp để bạn phân biệt từng loại.
9. Quan trọng trong cách ăn mặc.
Quan niệm ăn mặc trong kinh doanh ở Nhật Bản là vô cùng bảo thủ. Đàn ông mặc vest truyền thống và phải đồng bộ với nhóm. Phụ nữ được khuyến khích đeo trang sức thật nhỏ để trông không quá nổi bật.
Ngoài ra, phụ nữ cũng không được khuyến khích đi giày quá cao nếu họ cao hơn đối tác nam giới của họ.
Và nếu bạn mặc một bộ kimono, như Terri Morrison nói, trong cuốn Doing Business in Japan (Kinh doanh tại Nhật Bản), hãy "Đặt vạt trái lên trên vạt phải! Người ta chỉ đặt vạt phải lên trên cho xác chết mà thôi."
10. Những việc vặt cũng rất quan trọng
Quan sát những chi tiết nhỏ là một điều quan trọng thể hiện sự tôn trọng ở Nhật Bản. Ví dụ, xì mũi nơi công cộng như: trong phòng họp là hành vi mất lịch sự. Vì vậy, tốt nhất bạn nên đi ra ngoài để thể hiện thái độ tôn trọng.
Tất cả chúng ta đều biết ở Nhật Bản, khi vào trong nhà, đều phải tháo giày ngoài cửa và đi dép lê. Tuy nhiên, không chỉ dừng lại ở đó, khi bạn được mời đến nhà của một người Nhật Bản, bạn có thể phải xếp dép đi trong nhà sang một bên nếu bạn chuẩn bị bước vào phòng có sàn bằng tatami – một loại chiếu chỉ nên đi bằng chân trần hoặc tất.
Khi bạn đi vào nhà vệ sinh, bạn sẽ có một đôi dép lê khác. Hãy nhớ để lại chúng chỗ cũ trước khi bạn quay lại chỗ ngồi. Dù đây chỉ là những việc nhỏ, nhưng bạn nên biết để thể hiện sự tôn trọng người Nhật cũng như xây dựng được một mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp.
Trên thực tế, những việc vặt này đem lại rất nhiều lợi thế, như David Syrad, Giám đốc điều hành của AKI Ltd Nhật Bản, nhận định: "Hãy sử dụng kiến thức về văn hoá kinh doanh Nhật Bản để thể hiện khả năng linh hoạt và sự nhạy cảm của bạn, vì điều này sẽ đem lại khoản lợi nhuận tương ứng".
Theo American Express.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét