Google gần đây đã thêm một số tính năng mới vào Gmail.
Quản lý email là một công việc hàng ngày tẻ nhạt nhưng cần thiết đối với nhiều người.
Nhưng nếu bạn là một trong số 1,5 tỷ người sử dụng dịch vụ Gmail của Google, có một số tính năng tiết kiệm thời gian theo ý của bạn, bạn có thể không biết điều đó có thể giảm bớt một phần gánh nặng này.
Điều đó đặc biệt đúng hơn bao giờ hết khi Google đã thêm một số tính năng mới vào Gmail vào tháng 4 để kỷ niệm 15 năm dịch vụ email.
Từ việc nhanh chóng lấy thư từ cùng một người gửi đến chọn hàng loạt email, đây là một số tính năng hữu ích nhất có sẵn trong Gmail.
1. Hãy để Google giúp bạn viết email của bạn.
Có thể bạn đang bế tắc về những gì cần nói tiếp theo hoặc có lẽ bạn chỉ muốn tiết kiệm thời gian. Dù bằng cách nào, Google có thể giúp bạn.
Tính năng Soạn thông minh của Google hoàn thành các câu của bạn khi bạn nhập. Nếu bạn viết một cái gì đó như: “Chúng ta nên lấy gì cho bữa tối tuần tới?” và sau đó bắt đầu câu tiếp theo của bạn bằng “Cho phép”, Gmail có thể sẽ gợi ý các từ “tôi biết” để hoàn thành câu.
Để bật tính năng này trên máy tính để bàn, nhấp vào Cài đặt và cuộn xuống “Soạn thông minh” trong tab “Chung”. Trên điện thoại Android của bạn, hãy chạm vào biểu tượng trông giống như ba đường kẻ ngang xếp chồng lên nhau trong ứng dụng Gmail, chọn Cài đặt, chọn tài khoản của bạn và cuộn xuống “Soạn thông minh”.
Tính năng này chưa có trên iPhone nhưng sẽ đến vào một ngày tới.
2. Đăng xuất khỏi Gmail từ mọi thiết bị.
Nếu bạn muốn đảm bảo rằng bạn đã đăng xuất khỏi Gmail trên các thiết bị bạn không còn sử dụng, hãy cuộn xuống cuối hộp thư đến trên màn hình và nhấp vào nút “Chi tiết”.
Điều này sẽ khởi chạy một cửa sổ mới hiển thị các phiên Gmail hiện đang mở và gần đây của bạn. Nhấn nút “Đăng xuất tất cả các phiên web Gmail khác” để đăng xuất khỏi phiên bản web của Gmail trên mọi thiết bị bạn đã đăng nhập.
3. Lịch trình email sẽ được gửi vào một ngày hoặc thời gian sau đó.
Nếu bạn đã từng muốn gửi email vào một giờ mong muốn, bạn sẽ đánh giá cao tính năng lên lịch email của Gmail. Bạn có thể lên lịch gửi email vào những thời điểm xác định trước, chẳng hạn như sáng mai hoặc chiều mai, hoặc vào ngày và giờ bạn chọn.
Để thực hiện việc này khi sử dụng phiên bản Gmail dành cho máy tính để bàn, chỉ cần nhấp vào mũi tên bên cạnh nút “Gửi”. Trong phiên bản di động, nhấn ba dấu chấm xuất hiện ở góc trên cùng của ứng dụng khi viết email.
4. Báo lại email để xem sau.
Nếu bạn nhận được một khối lượng lớn email trong suốt cả ngày làm việc, thật dễ dàng để những tin nhắn quan trọng bị “chôn vùi”. Gmail có một tính năng báo lại tiện dụng có thể gọi lại email để bạn chú ý sau đó.
Khi sử dụng phiên bản Gmail dành cho máy tính để bàn, hãy chọn một tin nhắn và nhấp chuột phải. Sau đó, nhấn tùy chọn “Báo lại” và chọn thời gian mà bạn muốn được nhắc về email. Google sẽ cung cấp một số thời gian được đề xuất, nhưng bạn cũng có thể đặt thời gian tùy chỉnh của riêng mình.
Bạn cũng có thể truy cập tùy chọn “Báo lại” bằng cách di chuột qua email bằng con trỏ và nhấp vào biểu tượng trông giống như đồng hồ.
Để thực hiện việc này trong ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động, hãy nhấn vào thông báo bạn muốn báo lại, nhấn ba dấu chấm ở gần trên cùng của màn hình và chọn “Báo lại”.
5. Tìm tất cả các email từ một người gửi cụ thể trong hai lần nhấp.
6. Sử dụng Gmail mà không cần kết nối internet.
Khi bật chế độ ngoại tuyến, bạn có thể chọn đồng bộ hóa một số lượng email đáng giá nhất định vào tài khoản của mình để bạn có thể truy cập chúng mà không cần kết nối internet. (Lưu ý rằng bạn sẽ phải truy cập mail.google.com bằng trình duyệt Chrome để sử dụng Gmail ngoại tuyến.)
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Gmail trong Google G Suite cho khách hàng doanh nghiệp, quản trị viên của bạn sẽ phải cung cấp quyền truy cập ngoại tuyến.
Để bật chế độ ngoại tuyến cho Gmail, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải và chọn “Cài đặt”. Sau đó, điều hướng đến tab “Ngoại tuyến” để bắt đầu.
7. Đặt ngày hết hạn và mật mã cho các email nhạy cảm.
Nếu bạn đang chia sẻ thông tin cá nhân qua email, có thể nên sử dụng chế độ bí mật của Gmail. Tính năng này cho phép bạn đặt ngày hết hạn và mật mã cho các email cụ thể và cũng ngăn người nhận in, chuyển tiếp hoặc tải xuống nội dung của email.
Lưu ý rằng nếu bạn đang cố gắng sử dụng chế độ bí mật trên tài khoản Gmail của trường học hoặc công sở, bạn có thể cần liên hệ với quản trị viên của mình.
Để sử dụng chế độ bí mật trên máy tính để bàn, hãy soạn email và nhấp vào biểu tượng trông giống như một khóa có đồng hồ ở phía trước nó gần dưới cùng của vùng gửi email. Điều này sẽ hiện lời nhắc xuất hiện cho phép bạn chọn ngày hết hạn cho tin nhắn và cho phép bạn quyết định xem bạn có muốn người nhận nhận được mật mã dựa trên văn bản hoặc email hay không.
Trong ứng dụng di động trên iPhone hoặc Android, nhấn ba dấu chấm ở góc trên bên phải màn hình khi viết email và chọn “Chế độ bí mật”.
8. Hủy email khi bạn gửi nhầm người.
Thỉnh thoảng chúng ta đều có lỗi khi chạm vào nút gửi quá nhanh. Có lẽ bạn quên bao gồm các tập tin đính kèm. Hoặc thậm chí tệ hơn bạn đã gửi nhầm người. May mắn thay, Google đã cung cấp cho bạn một khoảng thời gian ngắn để hủy gửi email.
Sau khi nhấp vào nút “Gửi”, bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên nhỏ cho phép bạn biết tin nhắn đã được gửi. Ngoài ra còn có nút “Hoàn tác” bên cạnh thông báo đó cho phép bạn hủy gửi email cho dù bạn đang sử dụng phiên bản Gmail dành cho máy tính để bàn hay ứng dụng di động.
Nhưng Google chỉ cung cấp cho bạn một vài giây để hủy gửi tin nhắn, vì vậy hãy đảm bảo thực hiện nhanh chóng. Bạn có thể chọn xem bạn muốn thời gian hủy gửi dài năm, 10, 20 hay 30 giây trong menu cài đặt.
9. Đánh dấu tất cả các email chưa đọc là đọc trong ba lần nhấp.
Để làm như vậy trên máy tính để bàn, hãy chọn nút chọn trong thanh công cụ Gmail nằm phía trên hộp thư đến của bạn. Đây là biểu tượng trông giống như một hộp có mũi tên hướng xuống bên cạnh. Từ đó, chọn loại tin nhắn bạn muốn xóa hoặc đánh dấu là đã đọc. Bạn có thể chọn tất cả tin nhắn, đọc tin nhắn, tin nhắn chưa đọc, tin nhắn được gắn dấu sao và tin nhắn chưa được gắn dấu sao.
Giả sử bạn muốn đánh dấu tất cả các email chưa đọc của mình là đã đọc – chọn tùy chọn chưa đọc từ menu thả xuống này và sau đó nhấn biểu tượng “đánh dấu là đã đọc” trên thanh công cụ, trông giống như một phong bì mở.
K.T.M
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét